Termos de Uso e Contrato de Prestação de Serviços

1. Identificação das Partes

PRESTADORA DE SERVIÇOS (Omni Care Software):
Omni Care Software Ltda., pessoa jurídica de direito privado, responsável pelo desenvolvimento, operação e manutenção da plataforma Omni Care Software, acessível em omnicaretech.com.br e nos subdomínios dos clientes.
E-mail: contato@omnicaretech.com.br | Telefone: (21) 99509-7095

CONTRATANTE (Usuário/Cliente):
Pessoa física ou jurídica que realiza o cadastro e aceita os presentes termos, conforme dados informados no momento do registro, doravante denominada simplesmente "Contratante", "Usuário" ou "Cliente".

2. Aceitação dos Termos

Ao acessar, instalar, cadastrar-se ou utilizar a plataforma Omni Care Software, o Usuário declara, de forma livre, informada e inequívoca, que:

• Leu, compreendeu e concorda integralmente com estes Termos de Uso;
• Leu, compreendeu e concorda com a Política de Privacidade;
• Possui capacidade legal para celebrar contratos, sendo maior de 18 (dezoito) anos;
• Está autorizado a representar a pessoa jurídica, quando aplicável;
• As informações prestadas no cadastro são verdadeiras, precisas e atuais.

A recusa ou não leitura destes termos impede o uso da plataforma. O aceite eletrônico equivale à assinatura de contrato, nos termos do Art. 107 do Código Civil (Lei nº 10.406/2002) e Art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2/2001.

3. Descrição do Serviço

O Omni Care Software é uma plataforma SaaS (Software as a Service) de gestão integrada para consultórios, clínicas e profissionais de saúde. A plataforma oferece, conforme o plano contratado, as seguintes funcionalidades:

3.1 Gestão Clínica

• Agendamento e gestão de consultas e procedimentos
• Prontuário eletrônico do paciente (em conformidade com a Resolução CFM nº 1.821/2007)
• Cadastro e gerenciamento de pacientes, incluindo histórico clínico
• Prescrições digitais e requisições de exames
• Controle de retornos e campanhas de recall
• Ficha de anamnese e formulários de consulta configuráveis
• Registro de procedimentos e materiais utilizados

3.2 Telemedicina

• Consultas por videoconferência (em conformidade com a Resolução CFM nº 2.314/2022)
• Transcrição e registro de sessões (mediante consentimento)
• Termos de consentimento informado digitais
• Assinatura digital de documentos (ICP-Brasil compatível)

3.3 Gestão Financeira

• Controle de receitas, despesas e fluxo de caixa
• Gestão de planos de saúde e guias TISS
• Emissão de cobranças e recibos
• Relatórios financeiros e gerenciais

3.4 Comunicação e CRM

• Comunicação com pacientes via WhatsApp Business e e-mail
• Lembretes automáticos de consultas
• Check-in digital e pesquisas de satisfação
• Gestão de jornada do paciente

3.5 Administração e Compliance

• Controle de acesso por perfil e permissão
• Logs de auditoria completos
• Gestão de consentimentos LGPD
• Portabilidade e exclusão de dados
• Dashboard de métricas e desempenho

As funcionalidades disponíveis variam conforme o plano contratado. A Prestadora reserva-se o direito de adicionar, modificar ou descontinuar funcionalidades, com comunicação prévia ao Contratante.

4. Cadastro e Conta de Usuário

4.1 Elegibilidade

Para utilizar a plataforma, o Usuário deve: (i) ter pelo menos 18 (dezoito) anos; (ii) ser legalmente capaz de celebrar contratos nos termos da legislação brasileira (Arts. 3º e 4º do Código Civil); (iii) não ter sido suspenso ou banido da plataforma anteriormente.

4.2 Veracidade das Informações

O Contratante compromete-se a fornecer informações verdadeiras, exatas, atuais e completas no cadastro, mantendo-as permanentemente atualizadas. A prestação de informações falsas constitui crime nos termos do Art. 299 do Código Penal e pode ensejar rescisão imediata do contrato.

4.3 Segurança das Credenciais

• O Usuário é o único responsável pela confidencialidade de suas credenciais de acesso;
• É proibido compartilhar login e senha com terceiros não autorizados;
• O Usuário responde por todas as ações realizadas com suas credenciais;
• Em caso de acesso não autorizado suspeito, o Usuário deve notificar imediatamente a Prestadora pelo e-mail contato@omnicaretech.com.br;
• A autenticação de dois fatores (MFA), quando disponível, é fortemente recomendada.

4.4 Gerenciamento Multi-Clínica

A plataforma suporta a gestão de múltiplas unidades (clínicas) por um único Contratante. Cada unidade opera em ambiente isolado (multi-tenant). O Contratante é responsável por definir os perfis de acesso de seus colaboradores e garantir que apenas pessoas autorizadas tenham acesso aos dados de cada unidade.

5. Período de Teste Gratuito

Novos cadastros têm direito a um período de teste gratuito de 60 (sessenta) dias, com as seguintes condições:

• Não é necessário informar dados de pagamento para iniciar o teste;
• O Contratante terá acesso completo às funcionalidades do plano selecionado;
• Após o término do período de teste, a conta é automaticamente suspensa, salvo se o Contratante ativar um plano pago;
• Os dados inseridos durante o período de teste são preservados por até 30 (trinta) dias após o encerramento, podendo ser recuperados mediante contratação de plano pago;
• A Prestadora pode encerrar o período de teste a qualquer momento em caso de violação destes termos ou uso indevido da plataforma.

6. Planos, Pagamentos e Faturamento

6.1 Planos de Assinatura

Os planos e respectivos recursos estão descritos na página de Planos da plataforma. A Prestadora poderá criar, modificar ou descontinuar planos, com aviso prévio de, no mínimo, 30 (trinta) dias para planos vigentes.

6.2 Cobrança

• As assinaturas são cobradas mensalmente, de forma recorrente, no mesmo dia do mês em que foi realizada a contratação;
• Todas as cobranças são realizadas em Reais (BRL);
• O não pagamento na data de vencimento poderá resultar em suspensão da conta após notificação ao Contratante;
• Valores em atraso sujeitam-se a multa de 2% (dois por cento) e juros de mora de 1% (um por cento) ao mês, nos termos do Art. 395 do Código Civil.

6.3 Alteração de Plano

• Upgrade: efetivado imediatamente, com cobrança proporcional ao período restante do ciclo atual;
• Downgrade: efetivado no início do próximo ciclo de faturamento.

6.4 Cancelamento e Reembolso

• O Contratante pode cancelar sua assinatura a qualquer momento, sem multa ou taxa de cancelamento;
• O cancelamento produz efeitos ao final do ciclo de faturamento vigente;
• Em regra, não são concedidos reembolsos proporcionais por período não utilizado, salvo quando exigido pela legislação aplicável (Art. 49 do CDC — Lei nº 8.078/1990 para contratos celebrados à distância);
• Após o cancelamento, os dados ficam retidos pelo prazo previsto na Política de Privacidade, podendo ser exportados pelo Contratante durante esse período.

6.5 Reajuste de Preços

Os preços podem ser reajustados anualmente, tendo como base o IGPM ou índice equivalente, ou por decisão comercial da Prestadora, mediante aviso prévio de 30 (trinta) dias por e-mail. O uso continuado da plataforma após o prazo de aviso constitui aceitação do novo preço.

7. Uso Aceitável

7.1 O Contratante se compromete a NÃO:

• Usar a plataforma para fins ilícitos, fraudulentos ou que violem a legislação brasileira;
• Violar a privacidade de pacientes ou divulgar dados de saúde sem autorização legal;
• Transmitir vírus, malware, ransomware ou qualquer código malicioso;
• Realizar ataques de negação de serviço (DoS/DDoS) ou qualquer ação que comprometa a disponibilidade da plataforma para outros usuários;
• Tentar obter acesso não autorizado a sistemas, dados de outros clientes ou infraestrutura da plataforma;
• Realizar engenharia reversa, descompilar ou desmontar qualquer componente da plataforma;
• Usar a plataforma para envio de spam, phishing ou comunicações não autorizadas;
• Coletar ou extrair dados de outros usuários sem autorização;
• Inserir dados falsos ou fraudulentos sobre pacientes;
• Revender, sublicenciar ou disponibilizar acesso à plataforma a terceiros não autorizados.

7.2 Consequências do Uso Indevido

O uso indevido da plataforma pode resultar em: (i) suspensão imediata da conta; (ii) rescisão contratual sem devolução de valores pagos; (iii) responsabilização civil e criminal, nos termos da legislação aplicável; (iv) comunicação às autoridades competentes.

8. Dados dos Pacientes — Responsabilidade do Contratante

O Contratante declara e garante que:

• Obteve base legal adequada (consentimento informado ou outra hipótese do Art. 7º ou Art. 11 da LGPD) para coletar e tratar os dados pessoais de seus pacientes;
• Informou os pacientes sobre o tratamento de seus dados, inclusive sobre o uso da plataforma Omni Care Software como operadora;
• Utilizará os dados dos pacientes somente para finalidades médicas ou de saúde legítimas, em conformidade com o Código de Ética Médica e demais normas profissionais aplicáveis;
• Adotará as medidas técnicas e organizacionais necessárias para proteger os dados dos pacientes em seus próprios sistemas e dispositivos;
• Notificará a Prestadora imediatamente em caso de suspeita de violação de dados que possam ter se originado nos sistemas do Contratante.

9. Propriedade Intelectual

9.1 Propriedade da Plataforma

A plataforma Omni Care Software, incluindo seu código-fonte, design, interface, logotipos, marcas, algoritmos, banco de dados e documentação, são de propriedade exclusiva da Prestadora ou de seus licenciadores, protegidos pela Lei nº 9.610/1998 (Lei de Direitos Autorais), Lei nº 9.279/1996 (Lei de Propriedade Industrial) e tratados internacionais.

9.2 Licença de Uso

A Prestadora concede ao Contratante uma licença limitada, não exclusiva, intransferível e revogável para usar a plataforma exclusivamente conforme estes Termos e durante a vigência do contrato.

9.3 Dados do Contratante

O Contratante mantém todos os direitos sobre os dados que insere na plataforma. A Prestadora não reivindica propriedade sobre os dados dos pacientes ou clínicas. Os dados podem ser exportados a qualquer momento durante a vigência do contrato e por até 30 (trinta) dias após o cancelamento.

9.4 Feedback

Qualquer sugestão, ideia ou feedback fornecido pelo Contratante sobre a plataforma poderá ser utilizado pela Prestadora para melhoria do serviço, sem obrigação de compensação.

10. Disponibilidade, Garantias e Limitação de Responsabilidade

10.1 Disponibilidade do Serviço (SLA)

A Prestadora empreenderá esforços razoáveis para manter a plataforma disponível, sendo possíveis interrupções para manutenção programada (comunicada com antecedência mínima de 24 horas) ou por força maior (Art. 393 do Código Civil — Lei nº 10.406/2002).

10.2 Ausência de Garantia de Resultado Clínico

A plataforma é uma ferramenta de gestão e não substitui o julgamento clínico do profissional de saúde. A Prestadora não garante resultados médicos, diagnósticos ou terapêuticos. A responsabilidade pelo exercício da medicina e demais profissões de saúde é exclusiva do profissional e do Contratante.

10.3 Limitação de Responsabilidade

Até o limite permitido pela legislação aplicável, a Prestadora não será responsável por:

• Danos indiretos, incidentais, especiais ou consequenciais;
• Perda de dados causada por ação ou omissão do Contratante;
• Erros ou omissões nos dados inseridos pelo Contratante;
• Interrupções causadas por terceiros (provedores de internet, energia elétrica, etc.);
• Uso indevido da plataforma pelo Contratante ou seus colaboradores.

A responsabilidade total da Prestadora, em qualquer hipótese, limita-se ao valor pago pelo Contratante nos últimos 3 (três) meses de serviço.

10.4 Backup e Integridade de Dados

A Prestadora realiza backups diários automatizados dos dados. Contudo, o Contratante é responsável por exportar periodicamente seus dados e manter cópias de segurança independentes de registros críticos, especialmente prontuários médicos que estejam sujeitos ao prazo mínimo de guarda de 20 (vinte) anos previsto na Resolução CFM nº 1.821/2007.

11. Indenização

O Contratante concorda em indenizar, defender e isentar a Prestadora, seus sócios, diretores, funcionários e prestadores de serviço de quaisquer reclamações, ações, perdas, danos, multas, custos e honorários advocatícios decorrentes de:

• Violação destes Termos de Uso pelo Contratante ou seus colaboradores;
• Uso indevido dos dados de pacientes em desacordo com a LGPD;
• Violação de direitos de pacientes, incluindo privacidade e sigilo médico;
• Conteúdo ilícito inserido na plataforma pelo Contratante.

12. Modificações dos Termos

A Prestadora reserva-se o direito de modificar estes Termos a qualquer tempo. Alterações significativas serão comunicadas ao Contratante por e-mail com, no mínimo, 30 (trinta) dias de antecedência. O uso continuado da plataforma após a entrada em vigor dos novos termos constitui aceitação. Caso o Contratante não concorde com as alterações, poderá cancelar sua assinatura sem penalidade, dentro do prazo de aviso.

13. Suspensão e Rescisão

13.1 Pelo Contratante

O Contratante pode cancelar sua conta a qualquer tempo através das configurações da plataforma ou por solicitação formal ao suporte.

13.2 Pela Prestadora

A Prestadora pode suspender ou encerrar a conta do Contratante imediatamente, sem aviso, nos seguintes casos: (i) violação material destes Termos; (ii) atividade ilícita ou fraudulenta; (iii) inadimplência superior a 30 (trinta) dias; (iv) uso que coloque em risco a segurança ou a privacidade de outros usuários ou pacientes.

13.3 Efeitos da Rescisão

Após a rescisão: (i) o acesso à plataforma é imediatamente desativado; (ii) os dados ficam disponíveis para exportação por até 30 (trinta) dias; (iii) os dados são retidos pela Prestadora conforme os prazos legais previstos na Política de Privacidade; (iv) obrigações de confidencialidade e as disposições de limitação de responsabilidade sobrevivem à rescisão.

14. Lei Aplicável e Foro

Estes Termos são regidos exclusivamente pelas leis da República Federativa do Brasil. As partes elegem o Foro da Comarca de São Paulo/SP para dirimir quaisquer controvérsias decorrentes deste instrumento, com expressa renúncia a qualquer outro, por mais privilegiado que seja, nos termos do Art. 63 do Código de Processo Civil (Lei nº 13.105/2015).

Antes de recorrer ao Poder Judiciário, as partes comprometem-se a tentar resolver eventuais conflitos por meio de negociação direta por um período de 30 (trinta) dias.

15. Definições (LGPD)

Para os fins desta Parte II, aplicam-se as seguintes definições, nos termos da LGPD:

• Dado Pessoal (Art. 5º, I): informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável;
• Dado Sensível (Art. 5º, II): dado sobre origem racial, convicção religiosa, opinião política, filiação sindical, saúde, vida sexual, dado genético ou biométrico;
• Tratamento (Art. 5º, X): toda operação com dados pessoais (coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, controle, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração);
• Controlador (Art. 5º, VI): o Contratante, responsável pelas decisões sobre o tratamento de dados de seus pacientes;
• Operador (Art. 5º, VII): a Omni Care Software, que realiza o tratamento em nome do Controlador;
• Titular (Art. 5º, V): pessoa natural a quem se referem os dados (os pacientes e usuários do Contratante);
• Encarregado/DPO (Art. 5º, VIII): pessoa indicada pelo Controlador e pelo Operador como canal de comunicação com titulares e a ANPD.

16. Dados Tratados e Finalidades

16.1 Categorias de Dados Pessoais

No âmbito dos serviços prestados, a Operadora trata, em nome do Controlador, as seguintes categorias de dados:

• Dados de identificação: nome completo, CPF, RG, data de nascimento, sexo;
• Dados de contato: e-mail, telefone, endereço;
• Dados de saúde (sensíveis — Art. 11 da LGPD): histórico médico, alergias, medicamentos em uso, diagnósticos, procedimentos realizados, prescrições, resultados de exames, prontuário eletrônico, notas clínicas;
• Dados financeiros: histórico de pagamentos, dados de plano de saúde;
• Dados de acesso: logs de autenticação, endereço IP, dispositivo;
• Dados de comunicação: histórico de mensagens, lembretes e comunicados enviados.

16.2 Finalidade do Tratamento

O tratamento é realizado exclusivamente para:

• Prestação dos serviços descritos neste contrato;
• Cumprimento de obrigações legais e regulatórias;
• Exercício regular de direitos em processos judiciais, administrativos ou arbitrais.

É expressamente vedado à Operadora utilizar os dados dos pacientes do Contratante para fins próprios, ceder a terceiros sem instrução do Controlador, ou realizar qualquer tratamento além do estritamente necessário para a prestação dos serviços.

17. Base Legal para Tratamento de Dados Sensíveis

O Controlador (Contratante) é responsável por obter e registrar a base legal adequada para o tratamento dos dados de seus pacientes, seja o consentimento específico e destacado (Art. 11, I) ou outra hipótese legal aplicável ao contexto clínico (Art. 11, II), e por garantir que os pacientes sejam informados sobre o tratamento de seus dados em conformidade com o Art. 9º da LGPD.

18. Obrigações da Operadora (Omni Care Software)

A Operadora compromete-se a:

• Tratar os dados pessoais somente conforme as instruções documentadas do Controlador e nos limites deste contrato (LGPD, Art. 39);
• Implementar e manter medidas técnicas e organizacionais de segurança adequadas para proteger os dados contra acesso não autorizado, perda, destruição ou divulgação (LGPD, Art. 46), incluindo:
  • Criptografia em trânsito (TLS 1.3) e em repouso (AES-256-GCM) para dados sensíveis;
  • Pseudonimização e hash de identificadores críticos (CPF);
  • Controle de acesso baseado em perfis (RBAC);
  • Logs de auditoria completos de todos os acessos a dados;
  • Backups diários criptografados;
  • Monitoramento contínuo de segurança.
• Garantir que apenas colaboradores com necessidade legítima de acesso possam tratar os dados (princípio do menor privilégio);
• Assegurar que todos os colaboradores que tratam os dados estão sujeitos a obrigações de confidencialidade;
• Não subcontratar serviços que envolvam tratamento de dados pessoais sem informar previamente o Controlador, garantindo que subcontratados adotem obrigações equivalentes;
• Auxiliar o Controlador no atendimento às solicitações dos titulares (Art. 18 da LGPD), disponibilizando as ferramentas necessárias na plataforma;
• Notificar o Controlador, sem demora injustificada e em até 72 (setenta e duas) horas após a ciência, sobre qualquer incidente de segurança que afete dados pessoais sob sua guarda (LGPD, Art. 48);
• Manter registro das operações de tratamento realizadas (Art. 37 da LGPD);
• Após o encerramento do contrato, devolver ou eliminar os dados pessoais conforme instrução do Controlador, ressalvadas as obrigações legais de retenção.

19. Obrigações do Controlador (Contratante)

O Controlador compromete-se a:

• Assegurar que o tratamento de dados de pacientes possui base legal adequada (Art. 7º e Art. 11 da LGPD);
• Obter e registrar o consentimento dos pacientes ou outra base legal adequada antes de inserir seus dados na plataforma;
• Informar os pacientes, de forma clara e acessível, sobre o tratamento de seus dados, incluindo o uso da plataforma Omni Care Software como operadora (Art. 9º da LGPD);
• Usar a plataforma e os dados de pacientes somente para finalidades médicas ou de saúde legítimas;
• Cooperar com a Operadora para o atendimento às solicitações dos titulares (Art. 18 da LGPD);
• Notificar imediatamente a Operadora sobre incidentes de segurança relacionados à plataforma;
• Garantir que seus colaboradores sigam as políticas de segurança e uso da plataforma;
• Cumprir as obrigações específicas de guarda de prontuários previstas na Resolução CFM nº 1.821/2007 e demais normas dos conselhos de saúde aplicáveis.

20. Retenção e Eliminação de Dados

A Operadora retém os dados pessoais pelos seguintes prazos:

• Dados de saúde (prontuários médicos): mínimo de 20 (vinte) anos a contar da última consulta, conforme Resolução CFM nº 1.821/2007. Esses dados não podem ser eliminados antes do prazo legal, mesmo após cancelamento do contrato;
• Dados financeiros e fiscais: 5 (cinco) anos, conforme Art. 173 do Código Tributário Nacional (Lei nº 5.172/1966);
• Dados de usuários e logs de acesso: até 6 (seis) meses após o encerramento da conta, nos termos do Art. 15 da Lei nº 12.965/2014 (Marco Civil da Internet);
• Registros de consentimento: enquanto necessário para comprovar o cumprimento das obrigações legais, por prazo mínimo de 5 (cinco) anos.

Após o vencimento dos prazos legais, os dados são eliminados de forma segura ou anonimizados, de modo que não permitam a identificação do titular.

21. Transferências Internacionais de Dados

Os dados pessoais são armazenados em servidores localizados no Brasil ou em países que ofereçam grau de proteção adequado, conforme Art. 33 da LGPD. Quando utilizados serviços de subcontratados estrangeiros (ex: serviços de e-mail, infraestrutura em nuvem), a Operadora garante que cláusulas contratuais de proteção equivalente são implementadas.

22. Direitos dos Titulares (LGPD, Art. 18)

Os pacientes (titulares de dados) têm os seguintes direitos, que devem ser facilitados pelo Controlador (Contratante) com o suporte das ferramentas da plataforma:

• Confirmação: confirmação da existência de tratamento;
• Acesso: acesso aos dados tratados;
• Correção: correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• Anonimização, bloqueio ou eliminação: dos dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade;
• Portabilidade: transferência dos dados a outro fornecedor de serviço;
• Eliminação: eliminação dos dados tratados com consentimento, salvo obrigação legal de guarda;
• Informação: sobre entidades públicas e privadas com as quais o controlador realizou uso compartilhado de dados;
• Informação sobre não fornecimento de consentimento: direito de ser informado sobre as consequências da negativa;
• Revogação do consentimento (Art. 8º, § 5º): a qualquer momento, mediante manifestação expressa.

O atendimento a esses direitos deve ser feito pelo Controlador em até 15 (quinze) dias úteis após a solicitação, conforme prazo razoável previsto na LGPD.

23. Encarregado de Proteção de Dados (DPO)

DPO da Operadora (Omni Care Software):
Nome: Equipe de Privacidade e Compliance
E-mail: contato@omnicaretech.com.br
Telefone: (21) 99509-7095
Disponibilidade: Segunda a Sexta, das 9h às 18h (horário de Brasília)

O Contratante também deve indicar seu próprio DPO (ou ponto de contato para privacidade) conforme obrigações da LGPD, quando aplicável ao seu porte e atividade.

24. Disposições Gerais

• Integralidade: Estes Termos constituem o acordo integral entre as partes em relação ao seu objeto, substituindo quaisquer acordos anteriores;
• Renúncia: A omissão de qualquer parte em exigir o cumprimento de qualquer disposição não constituirá renúncia de direitos;
• Invalidade parcial: Caso alguma disposição seja declarada inválida ou inexequível, as demais disposições permanecem em vigor (Art. 184 do Código Civil);
• Cessão: O Contratante não pode ceder seus direitos ou obrigações decorrentes deste contrato sem prévia autorização escrita da Prestadora. A Prestadora pode ceder este contrato em caso de fusão, aquisição ou reorganização societária, mediante comunicação ao Contratante;
• Comunicações: Todas as comunicações formais entre as partes serão realizadas por e-mail, sendo o e-mail do Contratante aquele informado no cadastro e o da Prestadora contato@omnicaretech.com.br;
• Força maior: Nenhuma das partes será responsável por atrasos ou falhas decorrentes de causas alheias ao seu controle (Art. 393 do Código Civil).

25. Contato e Suporte

Para dúvidas, suporte técnico, exercício de direitos LGPD ou comunicação de incidentes:

Omni Care Software
E-mail:contato@omnicaretech.com.br
Telefone/WhatsApp: (21) 99509-7095
Atendimento: Segunda a Sexta, das 9h às 18h (horário de Brasília)